Unternehmerische Effizienz durch Digitalisierung

Wohin entwickelt sich Reisswolf Österreich?
Thomas Rodrigo Beranek: Wesentlicher Teil des Kerngeschäfts ist nach wie vor die Akten- und Datenträgervernichtung. Aber Reisswolf Österreich hat sich in den letzten Jahren auch zum Spezialisten in den Bereichen der Digitalisierung und des Datenschutzes entwickelt. Wir begleiten den gesamten Lebenszyklus von Daten und unterstützen bei der Transformation von analogen zu digitalen Unternehmen.

Wie hat sich das Bewusstsein für Datenschutz in den letzten Jahren verändert?
Werner Gruber: Viele Unternehmen haben die DSGVO sehr ernst genommen und deren Umsetzung rasch vorangetrieben. Dies hat sich unter anderem im steigenden Volumen der Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung bemerkbar gemacht. Darüber hinaus stellen wir fest, dass das Thema Datenschutz auch im Privatkundensektor an Relevanz gewonnen hat. Dennoch beobachten wir, dass nach wie vor Unterlagen mit Kundendaten und firmeninternen, sensiblen Informationen einfach mit dem Altpapier entsorgt werden. Das ist grob fahrlässig in Bezug auf die DSGVO, aber auch auf das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, welches Geschäftsgeheimnisse wie Verfahrensabläufe, Kunden- und Lieferantenlisten, Einkaufskonditionen oder technische Spezifikationen schützt.

Wie sollten Unternehmen mit Chat­GPT und Co. umgehen, um sensible Daten nicht zu gefährden?
Beranek: Beim Einsatz von ChatGPT ist Vorsicht geboten. Insbesondere müssen vor einem potenziellen Einsatz von Chatbots viele rechtliche und sicherheitsrelevante Themen geklärt werden. Es muss für die Nutzer ein Datenschutzhinweis gegeben sein, welcher die Nutzung, Speicherung sowie Löschung der Daten klar definiert. Auch eine sichere Verschlüsselung ist unabdingbar sowie die Klärung, wo die Daten gehostet werden. Insbesondere im Dienstleistungsbereich ist auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung notwendig, da dieser die Rechte und Pflichten beider Seiten klar definiert.

Wie werden Kunden im Digitalisierungsdschungel unterstützt?
Beranek: Wir unterstützen Kunden in allen Bereichen der Transformation vom analogen zum digitalen Unternehmen. Unser USP liegt in erster Linie in der Tatsache, dass wir sehr kundenorientiert sind und unsere Dienstleistungen stets an die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten der Kunden anpassen. Für uns ist es entscheidend, neue Technologien so rasch wie möglich mittels konkreter Produkte und Dienstleistungen verfügbar und erschwinglich zu machen – vom Einzelunternehmen bis hin zum Großkonzern. Unter anderem setzen wir auf die Integration von künstlicher Intelligenz in unseren Softwarelösungen zur Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. Vor allem jedoch sind wir als Datenschutzinstanz darauf bedacht, die Sicherheit der Kundendaten zu garantieren.

Welche Wünsche haben Unternehmen bei der Digitalisierung konkret?
Beranek: Unser digitales Portfolio trägt maßgeblich dazu bei, in Unternehmen die Effizienz zu steigern, Zeit und Kosten zu sparen und den Zugriff sowie den Austausch von Informationen zu erleichtern. Beispielsweise digitalisieren wir ­ganze physische Archive und Ablagen und machen die Unterlagen als PDF-Dokumente verfügbar. Bei der Digitalisierung können wir zudem von Kunden ­definierte Daten automatisiert auslesen, verarbeiten und zur Verfügung stellen. Darüber hinaus digitalisieren wir technische Zeichnungen, Baupläne und sogar historische Bücher für Museen. Wesentlicher Bestandteil unseres digitalen Portfolios ist auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere in den Bereichen digi­tale Personalakte, digitales Rechnungsmanagement sowie digitales Vertragsmanagement.

171 Mitarbeiter sind an vier Stand­orten tätig. Wie werden jene geschult, die mit sensiblen Daten hantieren?
Gruber: Unsere Verantwortung und unser Versprechen, Datenschutz und Datensicherheit auf höchstem Niveau zu gewährleisten, nehmen wir sehr ernst. Zu diesem Zweck werden alle unsere Mitarbeiter unabhängig vom Tätigkeitsfeld im Rahmen verpflichtender und dokumentierter Datenschutz- und Datensicherheitsschulungen unterwiesen. Diese werden zum Teil intern durch den Datenschutzbeauftragten und zum Teil durch externe Partner durchgeführt. Darüber hinaus werden unsere Arbeitsweise sowie Prozesse und Qualitätsmaßstäbe regelmäßig von unabhängigen Dritten überprüft, dokumentiert und zertifiziert. Wir wurden im August 2023 vom TÜV Österreich an allen vier Standorten in Österreich für das Managementsystem nach ISO/IEC 27001:2013 und ISO 27701:2019 zertifiziert. Wir sind sehr stolz auf ­diese Zertifizierung, da wir eines der ersten Unternehmen in Österreich sind, die ein solches Gütesiegel vorweisen können. Dies unterstreicht erneut, dass wir Maßstäbe in der Qualität unserer Arbeit setzen.